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https://w10.bcn.cat/apps/irsconsultesweb/entrada.consultes.do?i=c Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona a través del Consorcio de la Administración
https://w10.bcn.cat/apps/irsconsultesweb/entrada.consultes.do?i=c Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC). 1 Control de documento Información general Título: Creado por: A revisar por: A aprobar por: Nombre del documento: Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona. MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRÓNICA_AJB Histórico de revisiones VERSIÓN FECHA AUTOR DESCRIPCIÓN /03/2014 IMI Versión inicial /01/2015 IMI Versión Ayuntamientos y organismos /12/2015 IMI Versión PMEC 2 Índice 1. Introducción 3 2. Servicio PIMEFACTURA Alta PIMEFACTURA Acceder a PIMEFACTURA Crear facturas Seguimiento de las facturas Presentación manual de facturas a e.fact Instalar la aplicación Facturae Generar Factura Electrónica Aplicación Facturae Iniciar Aplicación Generar Factura Firmar la Factura Exportar factura Fichero XML Otras aplicaciones para crear Facturas Electrónicas Soluciones gratuitas Servicios avanzados de facturación electrónica (con coste) Entrega de Factura Electrònica - e.fact Acceso al buzón Envio de facturas Consulta de estados 42 3 1. Introducción La facturación electrónica consiste en la tramitación de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. La gestión electrónica de las facturas genera grandes ventajas como el ahorro de costes derivados de la supresión del papel y el envío postal, o la mejora de la eficiencia en la gestión que supone la posibilidad de integración con ERPs, el obtención de información en tiempo real, la reducción del tiempo de gestión o el mayor control de acciones erróneas, entre otros. El Ayuntamiento de Barcelona tiene como objetivo fomentar el envío de facturas electrónicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los procesos e información concreta y relevante que los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos necesitan para la generación de las facturas electrónicas y envío de estas el Ayuntamiento y sus organismos, y también al resto de administraciones públicas. Los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos y también de las diferentes AAPP tienen a su disposición la solución gratuita PIMEFACTURA, desarrollada y mantenida por PIMEC, patronal de la pequeña y mediana empresa de Cataluña. Esta solución 100% web, permite crear las facturas en el formato facturae 3.2 i posterior (formato requerido para las administraciones públicas de toda España). Una vez creada la factura, PIMEFACTURA la firma (concepto de firma delegada) y la envía al Punto general de entrada de facturas electrónicas de las administraciones públicas que corresponde. En el caso del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, las facturas se envían al portal AOCeFACT, gestionado por el Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC). PIMEFACTURA también ofrece al proveedor información del estado de las facturas enviadas. Para hacer uso de esta aplicación, no es necesario instalar ningún programa informático, ni es necesario disponer de certificado digital. Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar, firmar y enviar las facturas electrónicas tanto en el Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, como al resto de administraciones públicas del estado Español. Toda la información sobre el modelo facturae e información relacionada a las Webs: Existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato requerido: 4 En el siguiente enlace encontrará información de soluciones gratuitas y avanzadas: https://web.aoc.cat/suport/knowledge-base/com-podem-crear-efactures/?dms3override=28 5 2. Servicio PIMEFACTURA 2.1 Alta PIMEFACTURA Para darse de alta en la aplicación PIMEFACTURA hay que ir a la página web https://consola.pimefactura.com/register/bcn Cumplimentar los datos del formulario de registro, aceptar las condiciones y pulsar el botón SOLICITAR ALTA 6 El mail recibido contiene un enlace de confirmación que abre la siguiente pantalla Cumplimentar los datos de este formulario y pulsar el botón SOLICITAR ALTA El proceso de alta finaliza con la recepción de un mail de bienvenida al servicio de facturación PIMEFACTURA 7 2.2 Acceder a PIMEFACTURA Para acceder a PIMEFACTURA ha de abrir un navegador de Internet y ir a: https://consola.pimefactura.com/login/bcn Identifíquese con el NIF o nombre de usuario (si se lo ha cambiado) y el password indicado en el proceso de alta i pulsar el botón INICIAR SESIÓN A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación. Opciones de menú: MIS FACTURAS: muestra la lista de las facturas creadas, y es el punto de entrada para crear nuevas facturas MIS PDF: este punto de menú accede a un servicio de creación de facturas a partir de facturas originales en formato PDF CLIENTES: muestra la lista de clientes. Los clientes Ayuntamiento de Barcelona y empresas vinculadas están ya creado, pero también puede crear otras administraciones públicas alas que deba facturar Perfil de usuario: permite entre otras funcionalidades, cambiar los datos de facturación del usuario emisor, el usuario para acceder al servicio y el password. 8 2.3 Crear FACTURAS Desde el menú MIS FACTURAS Se ha de hacer clic sobre la barra azul donde dice HAZ CLIC AQUÍ PARA NUEVAS FACTURAS y se muestran las tres diferentes modalidades. Selecciona la opción Servicio de creación de facturae A continuación se muestra la pantalla formulario donde se informará de los datos de la factura que se quiere crear. El formulario de entrada está estructurado en 5 bloques y una vista simulada de la factura, para facilitar el trabajo de creación de la factura al usuario. Bloque 1: Datos Generales Bloque 2: Pago Bloque 3: Líneas de detalle Bloque 4: Observaciones Bloque 5: DIR3 9 Bloque 1: Datos Generales Campo tipo: Normal o Rectificativa. Campo cliente: Se selecciona de la lista de clientes Serie / Núm: Estos dos campos son de texto libre. El campo serie de la factura es opcional. Fecha Factura: Se informará la fecha de la factura. Período de facturación: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Fecha de inicio y Fecha final. Estos dos campos, solamente se informarán si el objeto de la factura lo requiere, por ejemplo un alquiler mensual, o un seguro anual, etc... Referencias (Expediente / Contrato / Pedido): marca esta opción, se muestran los campos Expediente, Contrato y Pedido, que hacen referencia a los campos: FileReference ReceiverContractReference ReceiverTransactionReference Bloque 3: Pago Forma de pago: A seleccionar de la lista de las formas de pago admitidas. Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura. IBAN: Este campo sólo se indicará si has seleccionado forma de pago transferencia. (informar con mayúsculas y sin espacios ni guiones). Si en la ficha de usuario se ha informado el IBAN, saldrá por defecto. Swift / BIC: Opcional, solo es necesario para transferencias a entidades financieras extranjeras Anticipo: Marcando esta opción, se muestran los campos Fecha y Importe del anticipo. (estos dos campos, solamente se informarán si ha habido un cobro anticipado, contra esta factura 10 Bloque 3: Líneas de detalle Concepto: Texto libre con el concepto de facturación (NO INFORMAR LÍNEAS DE DETALLE SIN CANTIDAD NI PRECIO) Cantidad: Cantidad de bienes o servicios facturados (hasta dos decimales) Unidades: A seleccionar de la lista Precio Unitario: Precio unitario expresado en euros (hasta 6 decimales) Imp. Repercutido: A seleccionar de la lista del impuestos disponibles a aplicar y el porcentaje que corresponde. (en caso necesario, el porcentaje se puede modificar directamente sobre el porcentaje elegido) Imp. Retenido: Exclusivo para el IRPF. A seleccionar de la lista el porcentajes. Albarán: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Número y Fecha de albarán. Esta información se puede cambiar para cada línea añadida. Al hacer clic en el botón Añadir, se registra la línea y se limpian los campos para repetir la operación tantas veces como líneas tenga la factura 11 Bloc 4: Observaciones Observaciones: Texto libre para cualquier tipo de explicación que deba ir en la factura. Esta información no es a nivel de línea, es a nivel de factura. Bloque 5: DIR3 Marcar la combinación de DIR3 que corresponda, entre las disponibles en la ficha del cliente Generar y enviar la factura Per finalizar el proceso: Adjuntar (opcional) un archivo de tipo PDF o Excel (botón Adjuntar documento ) Generar y enviar la factura (botón Generar y enviar facturae ) 12 En este momento, el servicio PIMEFACTURA genera la factura en formato XM-facturae, la firma y la envía al Punto General de entrada indicado en la ficha del cliente. 2.4 Seguimiento de las FACTURAS La pantalla MIS FACTURAS , es el punto de partida para el seguimiento de todas las facturas enviadas. Desde esta pantalla podemos gestionar todas las facturas enviadas. Hay que ir mirando el estado de las facturas enviadas. El estado de las facturas, no depende de PIMEFACTURA, sino que se actualiza de forma automática en función del estado de la factura que devuelven los Puntos Generales de entrada de facturas donde se han enviado las mismas. Especial atención a las facturas en estado RECHAZADA . El resto, han sido temporales , hasta llegar al estado final PAGADA . ATENCIÓN: las facturas en estado RECHAZADA requieren de una atención especial. En los siguientes puntos Acción más información y Acción editar factura explicamos cómo encontrar el motivo del rechazo, modificar y volver a generar y enviar una factura rechazada. 13 Acción más información: Haciendo clic sobre el número de la factura, en la lista de MIS FACTURAS, accedemos a esta pantalla. Esta pantalla muestra información detallada sobre los diferentes estados por donde ha pasado la factura, y en el caso de estar la factura en estado RECHAZADA , muestra el motivo de rechazo. Acción editar factura: Haciendo clic sobre el icono situado a la derecha de lista de las facturas, volvemos a la pantalla donde hemos creado la factura. Esta acción, permite editar las facturas que nos han sido RECHAZADAS, corregir el motivo del rechazo y volver a Generar y enviar la factura. Acción Aplicar filtros: En el pie de la lista de MIS FACTURAS, tenemos la posibilidad de aplicar filtros por los diferentes campos que hay en la lista. Solo hay que escribir un valor, por ejemplo un estado, o un NIF, y hacer clic sobre el botón FILTRAR. Las facturas que quedan listadas en pantalla una vez aplicado el filtro, se pueden Exportar a Excel. 14 3. Presentación manual de facturas a efact Para llevar a cabo este proceso, los emisores deben disponer de: Programa que permita generar facturas en formato XML Firma electrónica Los pasos que hay que seguir son: Los proveedores de las diferentes AP tienen a su disposición la aplicación gratuita 'Facturae', desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, que permite la gestión de la facturación electrónica dirigida a las administraciones. Sin embargo, existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato que se requiere. Una vez creado el fichero XML, es indispensable firmar electrónicamente el documento. Este proceso se puede hacer mediante el programa 'Facturae', que ya incorpora esta funcionalidad, o a través de otras aplicaciones. Finalmente, el fichero o ficheros se entregan mediante el buzón de entrega del Ayuntamiento de Barcelona, que es un portal web personalizado de libre acceso que dispone el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña y que permite a los proveedores del Ayuntamiento de Barcelona el envío de facturas y anexos dirigidos a este. Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar y firmar facturas mediante la aplicación 'Facturae' y de entregarlas a través del buzón 'e.fact' al Ayuntamiento de Barcelona. Se pueden obtener todos los detalles técnicos de ambas aplicaciones a través de las webs: https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorid=1 Instalar la aplicación Facturae Para descargar la aplicación Facturae se debe acceder a la página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. A continuación, se debe seleccionar el archivo de descarga del programa correspondiente al sistema operativo del equipo ('Linux'(1), 'MacOS'(2) o 'Windows'(3)) Figura 1: Página web de descarga de la aplicación Facturae Seguidamente aparece el icono distintivo que indica el inicio de la instalación de la aplicación. Figura 2: Icono de inicio de instalación 16 A continuación, se abre una ventana donde se muestra el acuerdo de licencia que hará falta leer y aceptar como requisito necesario para proseguir con la instalación. Figura 3: Ventana acuerdo de licencia Al pulsar el botón 'Acepto', se abre la ventana de selección de componentes donde se indica el espacio que ocupará en el disco. Hay que pulsar el botón 'Siguiente' para continuar. Figura 4: Ventana de selección de componentes 17 A continuación, una ventana muestra el directorio de destino donde se guardará la instalación del programa. Por defecto, se instalará en el directorio 'C:\Facturae-3.0'. Si se desea instalar en otro directorio, hay que pulsar el botón 'Examinar...' y seleccionar la carpeta de destino. Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Instalar' para iniciar el proceso. Figura 5: Ventana de lugar de instalación Si el proceso se ha realizado con éxito, se muestra un mensaje que lo indica. Entonces se puede cerrar la ventana pulsando el botón 'Cerrar'. En el escritorio aparecerá el icono con el logotipo distintivo de Facturae que servirá para acceder a la aplicación. Figura 6: Icono de acceso a Facturae Generar factura electrónica - Aplicación Facturae Iniciar aplicación Para acceder a la aplicación Facturae hay que pulsar dos veces sobre el icono de acceso directo a la aplicación situado en el escritorio. Figura 7: Icono de acceso a Facturae La primera vez que se accede se debe seleccionar el idioma de presentación y pulsar 'Continuar'. Figura 8: Ventana de selección de idioma 19 A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación. Figura 9: Pantalla principal Facturae Generar factura La versión del formato de factura tendrá que ser la '3.2'. Se tiene que seleccionar esta opción en el desplegable situado a la derecha del botón 'Generar factura'. A continuación hay que pulsar el botón. Figura 10: Ventana principal Facturae - Selección de la versión del formato 21 El sistema muestra la ventana de generación de factura. Los campos marcados con un asterisco (*) son de cumplimentación obligatoria. Figura 11: Ventana de generación de factura 22 Datos generales de la factura En esta área de datos se deben introducir los datos globales de la factura como, por ejemplo, la fecha de expedición de la factura y los datos relativos al lugar y periodo de facturación. El sistema asigna de manera automática un identificador único o 'número de factura' a la factura que se está generando. Figura 12: Área de datos generales factura 23 Emisor Esta área de datos está destinada a la información relativa al emisor de la factura. Para crear un nuevo emisor, primero se tiene que seleccionar el tipo de sujeto: Persona jurídica Persona física A continuación, hay que pulsar el botón. Figura 13: Área de datos emisor Seguidamente se activará el botón de guardar un valor en el campo 'Identificador'. y se asignará de manera automática Selecciona el tipo de residencia del emisor: Extranjero Residente Residente en la UE 24 En la pestaña 'General' se deben rellenar los campos: Id. fiscal: Número de identificación fiscal del emisor Razón social: Nombre de la razón social del emisor Nombre comercial: Nombre comercial del emisor Figura 14: Pestaña datos generales emisor En la pestaña 'Dirección' hay que introducir de manera obligatoria los datos sobre la dirección del emisor. En las pestañas 'Registro' y 'Contacto' se puede completar la información según convenga. Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón para guardar los datos. Figura 15: Pestaña dirección del emisor 25 Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde. Asimismo, el emisor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del campo 'Emisor'. Figura 16: Datos emisor Receptor En esta área de datos se debe completar la información referente al receptor, en este caso, el Ayuntamiento de Barcelona o el organismo que corresponda. Para crear el receptor se debe seleccionar el tipo de sujeto 'Persona jurídica', el tipo de residencia 'Residente' y pulsar el botón mensaje: y a continuación os presenta el siguiente Figura 17: Datos Receptor Nos da la opción de crear un receptor dado de alta en la plataforma FACe (Punto General de entrada de facturas electrónicas). Pulsar y continuar. La tramitación del Ayuntamiento de Barcelona es a través del efact del Consorci de l Administració Oberta de Catalunya. 26 En la pestaña 'General' hay que introducir: Id. fiscal: Número de identificación fiscal del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Razón social: Razón social del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) En la pestaña 'Dirección' se debe introducir: Figura 18: Pestaña de datos generales del receptor Dirección: Dirección del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Código postal: C ó d i g o postal del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Población: Población del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Provincia: Barcelona País: España Figura 19: Pestaña de dirección del receptor 27 Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona Id. Fiscal Razón Social Dirección P B Ajuntament de Barcelona P J P H P I P J P G P B Institut Municipal d Educació de Barcelona Institut Municipal d Hisenda de Barcelona Institut Municipal de Cultura de Barcelona Institut Municipal d' Urbanisme de Barcelona Institut Municipal de Mercats de Barcelona Institut Municipal de Persones amb Discapacitats Plaça Sant Jaume, 1 Código Postal Población Barcelona Plaça Espanya, Barcelona Av. del Litoral, Barcelona La Rambla, Barcelona Bolívia, Barcelona Av. Icària, Barcelona València, Barcelona P E Institut Municipal de Paisatge Urbà Av Drassanes, 6- i Qualitat de Vida Barcelona P G Institut Municipal de Serveis Socials València, Barcelona P H Agència Local de l'energia de Torrent de l'olla, Barcelona Barcelona Q E Institut Barcelona Esports Av. de L'Estadi, Barcelona P A Consorci del Besòs Edifici Besós, Sant Adrià de C/Olímpic, s/n Besòs pl.2, 2 P H Consorci de Biblioteques de La Rambla, 88, Barcelona 3er Barcelona Q J Museu de les Ciències Naturals Passeig Picasso,s/n Barcelona G Fundació Museu Picasso Montcada, Barcelona P D Institut Municipal d'informàtica Av. Diagonal, Barcelona P B Institut Municipal de Parcs i Jardins Tarragona, Barcelona Agència d Ecologia Urbana de P D C/Escar, Barcelona Barcelona A Informació i comunicació de Pl Tisner Barcelona Barcelona (ICB - BTV) C/ Llacuna 162- A Barcelona Activa SA Barcelona 164 P E P D Consorci Campus Interuniversitari Diagonal Besòs Institut Infància i Adolescència de Barcelona C/ Olimpic Pg de la Vall d Hebron 171 San Adrià del Besòs Barcelona P C Consorci Mercat de les Flors C/ Lleida Barcelona P H Consorci El Far C/ Escar Barcelona G Fundació Carles Pi i Sunyer Gran Via de les Corts Catalanes, Barcelona 491 G Fundació Barcelona Cultura La Rambla Barcelona G P C B Associació Internacional de Ciutats Educadores Institut Prestació Assistència Mèdica Municipal (PAMEM) Prestacions d Assistència Mèdica S.L. (PAM, SL) Manual de usuario para la confección y entrega Avinyó Barcelona Viladomat Barcelona Viladomat Barcelon
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